Or.ga.ni.sa.si

 

 

Sekapur Sirih

Perubahan merupakan suatu hal yang pasti, ia bersifat dinamis dan tidak dapat dibendung, ia menjadi perwujudan dari gagasan tentang masa mendatang. Dewasa ini perubahan, atau juga direfleksikan dengan istilah perkembangan, yang semakin cepat di berbagai bidang berakibat pada disrupsi di banyak aspek kehidupan, tidak terkecuali dalam hal berorganisasi. Oleh karena itu, organisasi diharapkan untuk mampu beradaptasi dengan cepat dan tepat sehingga dapat menjawab tantangan-tantangan yang ada dengan optimal.

Sejarah adalah sebuah repitisi. Apakah kita akan mengulang masa lampau?

Sejatinya, suatu kepengurusan organisasi mahasiswa merupakan aktivitas yang sifatnya berulang, ia memiliki siklus dengan batasan-batasan yang lebih kurangnya akan sama untuk setiap tahunnya. Di antara sekian banyak tantangan yang harus dihadapi organisasi mahasiswa, salah satu tantangan yang sering kali menjadi penghalang untuk berkembang adalah masalah-masalah yang sifatnya berulang dari tahun ke tahun dan belum juga dapat terselesaikan. Permasalahan yang berlarut dan terus terakumulasi ini umumnya menjadi pengalih perhatian yang menguras energi dan waktu para pengurus. Hal ini menyebabkan suatu kepengurusan tidak dapat atau bahkan enggan memberikan perhatian bagi keberlanjutan dan keberlangsungan organisasi. Sedangkan, aspek keberlanjutan dan keberlangsungan organisasi amat bergantung pada pengembangan dari organisasi itu sendiri yang sehingga mampu menjawab tantangan zaman yang terus berkembang. Ketercapaian suatu tujuan amat erat kaitannya dengan perencanaan yang matang dan disertai dengan pengawasan dan juga evaluasi yang baik. Monitoring melibatkan perhitungan atas apa yang kita lakukan serta melibatkan pula pengamatan atas kualitas dari layanan yang kita berikan. Sedangkan evaluasi adalah penggunaan metode penelitian sosial untuk secara sistematis menginvestigasi efektivitas program, menilai kontribusi program terhadap perubahan (goal) dan menilai kebutuhan perbaikan, kelanjutan atau perluasan program (rekomendasi). Organisasi seharusnya dapat menjawab (kebutuhan) publik yang berada di bawah naungannya dalam hal ini organisasi akan menjawab dengan program kerja selama satu periode kepengurusan, sering kali pengurus organisasi membuat perencanaan program kerja selama masa kepengurusan mereka berdasarkan 'ide' mereka sendiri hal ini belum tentu dapat menjawab (kebutuhan) publik saat ini dikarnakan program kerja yang direncanakan adalah hasil dari ide pengurus sendiri bukan melibatkan publik.

Melihat masa depan – Melampaui masa lalu ­

Para pemangku jabatan dalam organisasi harus dapat melihat dengan tajam masa depan dan harus menganalisis masa lalu dengan cerdas, sebab diperlukan analisis yang tajam terhadap masa lalu untuk kita belajar darinya – masa lalu. Melihat masa depan artinya dapat membaca tanda-tanda perubahan yang dialami dunia (demand) lalu dengan itu organisasi dapat membuat visi melampaui masa lalu – visioner. Untuk dapat melihat masa depan pemimpin dan atau pengurus organisasi harus rutin refleksi yaitu tindakan untuk melihat ulang seluruh proses yang terjadi, baik proses diluar maupun didalam dirinya. Dunia ini terus berubah organisasi atau pun pribadi perlu refleksi atas visi atau nilai-nilai yang dipegang. Terbuka pada setiap kemungkinan yang ada serta menerima perbedaan pendapat, pandangan hidup, kritik dan apa pun itu. Seorang pemimpin dan atau pengurus organisasi harus dapat membangun dan merawat integritas dalam arti ini dapat dipahami sebagai satu kesatuan antara kata dan tindakan serta memiliki kekokohan prinsip. Dibutuhkan kekuatan mental untuk memahami visi atau tujuan organisasi. Integritas diri adalah kunci integritas organisasi, keduanya berjalan searah tanpa bisa terpisah.

Metodologi dan Analisis

Metodologi

Ada banyak cara untuk melakukan metodologi namun penulis hanya memberikan empat contoh metodologi :

1.      Metode Kuantitatif Metode statistik yang digunakan dalam penelitian pengembangan organisasi umumnya meliputi korelasi, analisis varians, meta-analisis, pemodelan multi-level, regresi berganda, pemodelan persamaan struktural, dan analisis deret waktu.

2.      Metode Kualitatif Penelitian kualitatif terdiri dari sejumlah metode penyelidikan yang umumnya tidak melibatkan kuantifikasi variabel. Metode kualitatif dapat berkisar dari analisis isi wawancara atau materi tertulis hingga narasi tertulis dari observasi. Metode umum meliputi etnografi, studi kasus, metode sejarah, dan wawancara.

3.      Metode Induksi jika dirumuskan dengan sangat singkat, pola pikir Induksi adalah cara berpikir yang menarik kesimpulan yang bersifat umum dari kasus-kasus yang bersifat individual. Dimulai dari penalaran yang dimulai dari kenyataan-kenyataan yang bersifat khusus dan terbatas diakhiri dengan pernyataan yang bersifat umum.

4.      Metode Deduksi yakni suatu metode yang menyimpulkan bahwa data-data empiris diolah lebih lanjut dalam suatu sistem pernyataan yang berurutan. Singkatnya adalah sebagai pola pikir dari umum ke khusus.

Analisis

Analisis dapat dilakukan dengan cara memulai sebuah pertanyaan dan juga – jawaban. Dapat dilakukan dengan metode yang sering kita kenal yaitu 5W+1H, SWOT, POAC, DESAIN THINKING dan masih banyak metode analisis lainnya

Lebih Baik Kuantitas atau Kualitas?

Sumber daya manusia merupakan salah satu elemen paling penting agar sebuah organisasi untuk dapat berjalan dengan baik. Tanpa adanya elemen tersebut atau kualitasnya yang kurang baik, organisasi akan sulit untuk berjalan dan beroperasi dengan semestinya meski sumber daya yang lain telah terpenuhi. Untuk itu, diperlukan dalam memberdayakan sumber daya manusia yang ada di organisasi tersebut.

pemantauan sumber daya mahasiswa yang potensial dalam berbagai bidang kegiatan;

•     penyesuaian jalur pengembangan diri (self-development path); hingga
• Upgrading class

Perencanaan Strategis

Kerangka perencanaan strategis merupakan kegiatan manajemen organisasi yang digunakan untuk menetapkan prioritas, memfokuskan energi dan sumber daya, memperkuat kinerja operasional. Perencanaan strategis sangat berpengaruh terhadap jalannya (proses) organisasi ada sebuah kutipan “if you fail to plan, you plan to fail” maka dari itu sebuah perencanaan sangat penting untuk dilakukan dalam proses berorganisasi, namun jika kegagalan melanda bukan berarti semuanya gagal kita dapat kembali untuk “Melihat masa depan – Melampaui masa lalu”

 

Jenis Perencanaan

Jenis-jenis	Tujuan	Rencana
Berdasarkan jumlah	Single Goals Multiple Goals	Rencana Sekali pakai (Single-use-plan) Rencana yang digunakan terus menerus (Standing-plans)
Berdasarkan Kejelasan	Tujuan yang actual/nyata (Real Goals) Tujuan yang dinyatakan (Stated Goals)	Rencana Direktif (Directive Plans) Rencana spesifik (Specific Plans)
Berdasarkan Keluasan dan waktu pencapaian	Tujuan Strategis (Strategic Goals) Tujuan Taktis (Taxtical Goals) Tujuan Operasional (Operasional Goals)	Rencana Strategis (Rencana Jangka Panjang) Rencana Taktis (Rencana Jangka Menengah) Rencana Operasional (Rencana Jangka Pendek)

 

Salah satu tujuan dari perencanaan organisasi adalah menciptakan suatu proses yang terus berjalan dimana setiap strategi direncanakan, diimplementasikan, dievaluasi, diperbaiki dan dimonitor penerapannya sehingga menghindari kecenderungan berulang setiap kepengurusan.

Dalam perencanaan, ada beberapa faktor yang harus dipertimbangkan. Yaitu harus SMART:

 1) Specific artinya perencanaan harus jelas maksud maupun ruang lingkupnya. Tidak terlalu melebar dan terlalu idealis.

 2) Measurable artinya program kerja atau rencana harus dapat diukur tingkat keberhasilannya.

3) Achievable artinya dapat dicapai. Jadi bukan anggan-angan.

4) Realistic artinya sesuai dengan kemampuan dan sumber daya yang ada. Tidak terlalu mudah dan tidak terlalu sulit. Tapi tetap ada tantangan.

 5) Time artinya ada batas waktu yang jelas. Mingguan, bulanan, triwulan, semesteran atau tahunan. Sehingga mudah dinilai dan dievaluasi.

Siklus Plan-Do-Check-Act, dan Memilih Perubahan yang Akan Diterapkan Siklus Plan-Do-Check-Act, yang dibuat oleh W. Edwards Deming, adalah metode manajemen untuk meningkatkan metode untuk kontrol dan perbaikan berkelanjutan dalam memilih perubahan mana yang akan diterapkan. Saat menentukan teknik atau inovasi terbaru mana yang akan diadopsi, ada empat faktor utama yang harus dipertimbangkan:

·         Tingkat, sasaran, dan strategi

·         Sistem pengukuran

·         Urutan langkah

·         Implementasi dan perubahan organisasi

 

Monitoring

Pengetahuan yang diperoleh dari monitoring dan evaluasi merupakan inti dari proses pembelajaran organisasi. Monitoring dan evaluasi memberikan informasi dan fakta yang bila diterima dan diinternalisasikan menjadi ilmu yang mendorong pembelajaran bagi organisasi atau pun pribadi. Setiap orang yang memiliki kepentingan memperoleh umpan balik secara teratur tentang kemajuan yang dibuat untuk mencapai tujuan dan sasaran sebuah program. Monitoring bukan hanya berisi kemajuan dari sebuah program yang sedang dan atau yang akan dijalankan, melainkan juga berisi tentang hambatan yang terjadi dalam sebuah program.

Evaluasi

Untuk dapat bekerja secara optimal, organisasi memerlukan adanya mekanisme evaluasi berkelanjutan baik ditinjau dari sudut pandang eksternal maupun internal. Hal ini bertujuan untuk mendapatkan sebuah perubahan yang lebih baik dari sebelumnya. Evaluasi yang dilakukan bukan hanya membahas tentang hambatan-hambatan yang terjadi dalam sebuah program melainkan juga membahas tentang apakah program ini sudah cukup baik atau masih dapat dikembangkan menjadi lebih baik lagi?

 

“Organisasi adalah sebuah wadah untuk setiap entitas, dalam sebuah organisasi akan ada sebuah umpan balik terhadap setiap entitas dengan organisasi. Setiap dinamika dalam sebuah organisasi adalah sebuah proses pendewasaan diri tiap pribadi dalam hal ini kita bisa belajar menjadi sedikit lebih baik. Selain memberikan manfaat bagi setiap komponen, organisasi yang ideal juga meliputi; pengarsipan dokumen, pembagian tugas yang sesuai kemampuan individu, keterbukaan informasi serta fleksiblelitas organisasi terhadap keadaan sosial dan perkembangan jaman”